Chiara Party Planner

organizzazione evento in corso

Posted on: 4 ottobre 2013

Pronti per un altro viaggio dietro le quinte??

Oggi vi racconto cosa c’è dietro un evento, l’organizzazione di un evento non è solo prenotare la sala, il fornaio sotto casa per fare salatini e pizzette e poi inviare gli inviti fatti in word. Organizzare un evento, per chi lo fa di mestiere, funziona un po’ diversamente.

Ieri su facebook descrivevo brevemente chi è e cosa fa un party planner/organizzatore eventi: <<Party Planner o Event Planner è l’organizzatore/trice di feste e eventi, è una persona che si occupa di pianificare festival, cerimonie, feste, convention. Include tutto ciò che riguarda il budget (volume d’affari, risorse monetarie, costi, spese..),  la data (o le date alternative in caso di evento all’aperto), trovare tutti i giusti fornitori che saranno presenti all’interno dell’evento, location compresa, metterli insieme e coordinarli, e coordinare il tutto il giorno dell’evento.>>

È quindi con grande piacere che oggi vi porto con me, nella giornata di oggi, tra telefonate, email e incontri.

La prima cosa da fare quando si organizza un evento è scegliere la data. Spesso però non è così facile, perché spesso la scelta di tale giorno è dato dal periodo (una festa di Natale si potrà organizzare solo nei giorni prima di Natale, in agosto risulterebbe un po’ fuori luogo), dalla disponibilità della location (se nel giorno 24 novembre si vuol realizzare un evento del cioccolato ma la location, per esempio un centro cittadino, è già occupato da un’altra festa, sarà necessario cambiare data), dalla disponibilità degli artisti (se si vuol organizzare uno spettacolo circense in piazza è necessario che per tale giorno gli artisti siano disponibili). Scegliere la data non è quindi poi tanto semplice.

Per l’evento che sto organizzando (che per il momento non vi dirò qual è) ho trovato data e location. Ed ora sono alla ricerca dei vari fornitori che possano collaborare all’evento. Evento che però è un po’ diverso dal classico evento privato, perché è con lo sponsor. Ci saranno quindi aziende che metteranno a disposizione i propri servizi, prodotti, buoni sconto o semplicemente gadget che possono essere utili al miglioramento dell’evento, in cambio di pubblicità che verrà fatta su blog, social network e tramite volantini e locandine posizionate all’interno della città.

Il mio lavoro consiste quindi nel creare un progetto, nell’andare a cercare fornitori/prestatori di servizi che siano disponibili a partecipare e collaborare all’evento, gestire la parte economica dell’evento, gestire i rapporti con gli invitati, coordinare tutti i fornitori e coordinare il tutto il giorno dell’evento, affinché ogni cosa/attività vada come era stato progettato. Inoltre, per questo evento in particolare, è necessario che si faccia anche tanta e buona comunicazione sia prima, dopo, che durante l’evento.

E ovviamente risulta un po’ più complicato che trovare i (giusti) fornitori per un evento. Ho quindi preparato una bella lettera di presentazione dell’evento e l’ho inviata a tutti i possibili fornitori che mi piacerebbe avere all’evento.

E ora? …si aspetta la risposta. Intanto mi sono consultata con un bravo avvocato per cercare di creare anche un buon contratto che possa tutelare me e chi collaborerà all’evento. Dopo una chiacchierata di un’oretta, sono tornata al lavoro cercando nuovi fornitori (attualmente due confermati).

Mi sono poi data da fare alla ricerca di materiali mancanti, ossia quei materiali che serviranno per l’animazione (che verrà effettuata da Polvere di Fata – Animazione) e al contorno. Per creare una festa a tema è necessario che tutto sia a tema, nulla dev’essere (dovrebbe essere) fuori luogo, quindi anche a livello di allestimento è necessario avere tutto il materiale.

Quindi ho contattato alcuni fornitori che si occuperanno di procurarmi stoffe, barattoli e altri materiali che serviranno per creare l’allestimento.

……..

Contattati tutti i fornitori che collaboreranno all’evento (e firmato i contratti), si partirà con la comunicazione e sponsorizzazione dell’evento. La pubblicità avverrà poi tramite il sito, blog e i vari social network, (si può anche sponsorizzare via radio o televisione) così che l’evento e i suoi sponsor ricevano una buona pubblicità.

Nel frattempo è necessario anche coordinare e appuntare quello che sono i prodotti e i servizi che verranno effettuati/prodotti/messi a disposizione dalle varie aziende per poi posizionarli al posto corretto e dar loro la giusta importanza.

In previsione dell’evento è necessario poi segnare i nomi degli invitati che confermano la propria presenza all’evento. Nei giorni antecedenti all’evento ci saranno molte chiamate non solo con gli invitati, ma con tutti i collaboratori che partecipano all’evento.

È necessario poi effettuare un sopralluogo per segnare tutto ciò che è presente nella sala, che può essere o meno utilizzato e che può essere o meno rimosso per ricreare ciò che si ha intenzione di creare per l’evento. Quindi armati di block notes e matita/penna (e metro nastro) si farà uno o più sopralluoghi per decidere anche dove posizionare i tavoli del buffet, le sedie, gli allestimenti, la postazione musica, l’animazione.

Adesso siamo ancora nella prima parte, nella parte iniziale, quella in cui è necessario aspettare che i fornitori rispondano. Ma nel frattempo non si sta certo con le mani in mano, dato che ho anche altre feste da organizzare! Attualmente sto organizzando anche una festa a tema Puffi e una a tema Principesse (le principesse non passano mai di moda!! 😉 ).

E domani è un altro giorno, ci si sveglierà presto e si ricomincerà la giornata. Una giornata fatta di telefonate, email, preventivi, fatture e quel po’ di creatività e fantasia che precede ogni preventivo… quando la mia mente inizia a vagare per creare qualcosa che possa piacere e un qualcosa che possa risultare sempre diverso. In quei momenti di pura creatività disegno e scrivo mettendo nero su bianco le immagini che mi scorrono nella mente… la creazione di un progetto è una delle cose che adoro del mio lavoro di party planner.

Di seguito trovi una serie di immagini di eventi organizzati in todo o in parte da me, come Polvere di Fata – Eventi

festa per 30 anni a tema Angry Birds

festa per 30 anni a tema Angry Birds

Festa a tema Principesse

Festa a tema Principesse

animazione 231

Festa a tema Colori

Battesimo

Battesimo

festa Halloween

festa Halloween

Buona serata e buon fine settimana,

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